Die Gebäudereinigung ist schon seit langem nicht mehr bloß eine Tätigkeit, die allein im Interesse der Gebäudeinhaber erbracht wird. Insbesondere in sensiblen Branchen wie im Gesundheitswesen oder in der Lebensmittelindustrie steigt die Aufmerksamkeit Außenstehender an der vorherrschenden Reinigungsqualität zunehmend. Aus diesem Grund müssen unsere Auftraggeber nicht mehr nur den steigenden Anforderungen von Aufsichtsbehörden wie Gesundheitsämtern oder Berufsgenossenschaften an den Hygienestandards gerecht werden. Auch von Seiten der Verbraucher bzw. Patienten wird – verstärkt durch soziale Medien oder Presseberichte – zunehmend Druck auf Reinigungsprozesse ausgeübt.

Aus diesem Grund benötigen und erwarten unsere Auftraggeber eine erhöhte Transparenz in den Prozessabläufen. Sie möchten wissen wer wo, wann und wie in ihren Räumen tätig ist. Sie wollen sicherstellen, dass ein hoher Hygienestandard bei hoher Kosteneffizienz unter Einhaltung aller gesetzlichen Auflagen sowie eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Um im Rahmen ihrer Verantwortung sowie ihres Qualitätsmanagements im Bedarfsfall gegenüber Behörden oder bei medialer Aufmerksamkeit zeitnah Rechenschaft ablegen zu können, müssen die Prozessabläufe zudem 1:1 abrufbar sein.

Wir suchten Wege um die Objektorganisation in unseren Reinigungsaufträgen zu optimieren. Die Software-Lösung sollte folgende Funktionen erfüllen:

• Erweiterte Transparenz für unsere Auftraggeber
• Kosteneinsparung für unsere Auftraggeber durch die Optimierung einzelnen Aufträge z. B. in der Zusatzreinigung und anderen Dienstleistungsbereichen.
• Workflow-Lösungen (d. h. softwaregestützte Prozesssteuerung) für die Bereiche Hygiene, Arbeitsschutz, Qualitätssicherung etc.
• Die jederzeitige Einsichtnahme in die Kalkulation | Organisation | Prozesssteuerung für uns, unsere Objektleitungen und unsere Auftraggeber

Unser Ziel ist es, Mehrwerte für unsere Auftraggeber zu generieren. Auch durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen.

Mit dem Ziel den Anforderungen an ein modernes Serviceverständnisses gerecht zu werden, hat Gies Dienstleistungen schließlich 2018 die CAFM-Software „Cockpit|FM“ der Firma OrangeBIT eingeführt.

Cockpit|FM bildet alle Prozesse des jeweiligen Auftrages 1:1 digital ab; von der Objekteinrichtung über das Hygiene- und Arbeitsschutzmanagement bis hin zur Raum- und Inventarverwaltung. Die Software beinhaltet zudem Kalkulationsplattformen zur Auftragserstellung und fortlaufende Kostenkontrolle. Es pflegt das jeweilige Raumbuch des Objektes und ermöglicht eine schnelle Gestaltung von Reinigungsrevieren und Sollstundenlisten. Cockpit|FM ermöglicht dem Auftraggeber einen „360 Grad Rundumblick“ auf diese Daten. So kann er Aktualisierungen an der Beauftragung vornehmen, die unmittelbar in die Kalkulation einfließen und so die Kosten beeinflussen. Auch können über diesen Weg „Modellrechnungen“ vorgenommen werden um Änderungen im Raumbuch schnell und einfach bewerten zu können.

Schließlich stellt es den Nutzern alle relevanten Dokumentationen zur Verfügung, wie z. B. Stellenbeschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Arbeits- und Betriebsanweisungen, Gefahrstoffverzeichnisse und Sicherheitsdatenblätter oder Reinigungs- und Desinfektionspläne. Ein flexibles Schulungsmanagementsystem (auch als E-Learning Plattform) rundet die Objektorganisation ab.

Um über die Prozessorganisation hinaus einen hohen Qualitätsstandard zu gewährleisten, beinhaltet Cockpit|FM zudem ein Qualitätsmanagementsystem inklusive individuell anpassbarer Auditierungsoptionen sowie ein Reklamationsmanagement. In Verbindung mit dem Auftragsmanagementsystem kann so von jedem Arbeitsplatz im Objekt ein (Reinigungs-)Auftrag oder eine Qualitätsabweichungen gemeldet werden. Vergleichbar mit Online-Marktplätzen wie „Amazon“ oder „eBay“ können Beauftragungen direkt von der Station per PC oder App vorgenommen werden. Sämtliche Daten wie z. B. wer/wann/wo/warum eine Bestellung aufgegeben hat werden im Monatsreport zusammengefasst zur Ermittlung von Ursachen für Prozessengpässen, Qualitätsabweichungen oder Kostenfallen.

Ein sog. Workflow-System überwacht und steuert alle Prozesse und erinnert so automatisch an noch ausstehende Aufgaben oder bevorstehende Fristabläufe wie z.B. die jährlichen Untersuchungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel (DGUV 3) oder Pflichtschulungen. Über ein Ampelsystem ist auf einen Blick erkennbar, ob „alles im grünen Bereich ist“ oder an welcher Stelle in einem Objekt Handlungsbedarf besteht.

Zudem ist Cockpit|FM cloudfähig. Ein sog. Dashboard ermöglicht unseren Auftraggebern über einen simplen Web-Browser den jederzeitigen Einblick in die Gestaltung und Abläufe des Auftrages. Schließlich können auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Smartphone mobil auf alle wichtigen Daten z. B. zur Durchführung einer Sonderbeauftragung zugreifen.

Weitere Informationen finden Sie unter: www.orangebit.de

Der 360 Grad Blick auf das Objekt

Das Wesentliche zusammengefasst im Webportal / Dashboard