Verfahrensordnung (§ 8 Abs. 2 LkSG)

 

1) Hintergrund und Zweck

Zum 01.01.2023 ist das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) in Kraft getreten.

Das Gesetz hat zum Ziel, den Schutz von Menschenrechten und Umwelt im eigenen Geschäftsbereich von Unternehmen und entlang der unternehmerischen Lieferkette zu verbessern. Dazu schreibt das Gesetz den betroffenen Unternehmen eine Reihe von Sorgfaltspflichten vor.

Unter anderem verlangt das LkSG, dass Unternehmen über ein angemessenes Beschwerdeverfahren verfügen müssen, über das sich sowohl interne (also Mitarbeitende) als auch externe Personen (wie etwa Lieferanten) an das Unternehmen wenden können, um auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen hinzuweisen. Zudem müssen Unternehmen eine Beschwerdeordnung veröffentlichen, die das Beschwerdeverfahren näher beschreibt.

 

2) Welche Funktion hat das Beschwerdeverfahren?

Das Beschwerdeverfahren soll zwei Funktionen erfüllen:

• Zum einen dient das Beschwerdeverfahren als Frühwarnsystem, über das Probleme erkannt und im besten Fall gelöst werden, bevor Menschen oder die Umwelt tatsächlich zu Schaden kommen.

• Zum anderen können Unternehmen bei unmittelbar bevorstehenden oder bereits eingetretenen Rechtsgutverletzungen über das Beschwerdeverfahren auf diese Missstände aufmerksam gemacht werden. In der Folge kann das Unternehmen dann wirksame Abhilfemaßnahmen ergreifen.

 

3) Was kann gemeldet werden?

Das Beschwerdeverfahren kann dazu genutzt werden, die Gies Dienstleistungen GmbH (im Folgenden „GIESDL“) auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in ihrem eigenen Geschäftsbereich und in ihrer Lieferkette hinzuweisen. Der Begriff der Lieferkette ist dabei weit und umfasst sowohl unmittelbare Lieferanten von GIESDL, mit denen die GIESDL einen Vertrag hat, als auch mittelbare Lieferanten, also die „Lieferanten der Lieferanten“. Zu den relevantesten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken zählen die folgenden:

• Alle Formen von Sklaverei, von wirtschaftlicher Ausbeutung sowie Zwangs- oder Kinderarbeit;

• Gefährdung oder Verletzung von Arbeitsschutzvorschriften, etwa durch ungenügende Sicherheitsstandards, fehlende Schutzmaßnahmen oder ungenügende Ausbildung und Unterweisung;

• Unbegründete Ungleichbehandlung im Beschäftigungsverhältnis, etwa aufgrund von nationaler oder ethnischer Abstammung oder des Geschlechts;

• Verstoß gegen Mindestlohnvorschriften;
• Unsachgemäße Lagerung oder Entsorgung von gefährlichen Abfällen.

Diese Aufzählung ist der besseren Übersicht halber nicht abschließend. Wenn Sie auf Risiken oder Verletzungen hinweisen wollen, ist es im Zweifel besser, den Hinweis abzugeben und die Beurteilung, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, GIESDL zu überlassen.

 

4) Wer kann das Beschwerdeverfahren in Anspruch nehmen?

Das Verfahren kann zunächst von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der GIESDL in Anspruch genommen werden.

Darüber hinaus steht es auch GIESDL-externen Personen offen, etwa unseren unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten sowie deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Auch Personen, die nicht direkt von Risiken oder Verletzungen betroffen sind, steht es frei, das Beschwerdeverfahren zu nutzen.

Wenn Sie das Beschwerdeverfahren in Anspruch nehmen, ist dies für Sie mit keinerlei Kosten verbunden.

 

5) Wohin kann ich mich mit meiner Beschwerde wenden?

Innerhalb der GIESDL ist die Compliance-Abteilung für die Einführung und Überwachung der Vorgaben aus dem LkSG verantwortlich. Sie ist damit auch die Stelle, die Ihre Hinweise aufnimmt und ihnen nachgeht.

Die Compliance-Abteilung erreichen Sie wie folgt:

 

E-Mail: compliance@giesdl.de

 

Post:

– Vertraulich –

z.H. d. Compliancebeauftragte/n

Gies Dienstleistungen GmbH

Oderstr. 21 – 23

35260 Stadtallendorf

 

6) Wenn ich einen Hinweis einreiche, bin ich vor Benachteiligung geschützt?

Ja, das sind Sie! Das ist eine gesetzliche Vorgabe, hinter der die GIESDL mit voller Überzeugung steht. Die GIESDL wird Benachteiligungen in welcher Form auch immer nicht hinnehmen; ggf. wird die GIESDL rechtlich gegen den- oder diejenige(n) vorgehen, der / die Sie wegen des Hinweises benachteiligt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der GIESDL erhalten in der „Richtlinie für Hinweisgeber“ weitere Informationen.

Die Mitarbeitenden der Compliance-Abteilung sind gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Sie sind entsprechend geschult und gehen Ihrem Hinweis unparteiisch und unabhängig nach. Dabei sind sie an Weisungen nicht gebunden. All dies garantiert einen professionellen Umgang mit Ihrem Hinweis, der das Risiko einer versehentlichen Preisgabe Ihrer Identität gegenüber Unbefugten und damit auch das Risiko einer Benachteiligung minimiert.

Gerne können Sie auch nach Abschluss des Verfahrens Kontakt mit der Compliance-Abteilung halten, um sicherzustellen, dass Sie auch im Nachgang nicht benachteiligt werden.

 

7) Wie geht es weiter, nachdem ich einen Hinweis abgegeben habe?

Der Eingang des Hinweises wird Ihnen durch die Compliance-Abteilung bestätigt.

Unmittelbar danach wird durch die Compliance-Abteilung geprüft, ob das Thema Ihres Hinweises in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Im Falle einer Ablehnung erhalten Sie eine kurze Begründung.

Fällt Ihr Hinweis in den Anwendungsbereich, werden Sie zeitnah über die nächsten Schritte, den wahrscheinlichen zeitlichen Verlauf des Verfahrens und Ihre Rechte in Bezug auf den Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung informiert.

Die Compliance-Abteilung wird zudem mit Ihnen den Sachverhalt näher erörtern, um Ihren Hinweis besser zu verstehen. Dabei wird auch besprochen, welche Erwartungen Sie in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen haben.

Sofern sich Ihr Hinweis als begründet erweist, wird gemeinsam mit Ihnen ein Vorschlag zur Abhilfe erarbeitet. Im Falle eines unbegründeten Hinweises erhalten Sie eine Zusammenfassung der Gründe.

Anschließend wird im Falle eines begründeten Hinweises die vereinbarte Abhilfemaßnahme umgesetzt und nachverfolgt.

Das Ergebnis wird mit Ihnen abschließend evaluiert und das Verfahren dann damit beendet.

 

8) Abschließende Bestimmungen

a) Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft. Dabei fließen Erkenntnisse und identifiziertes Verbesserungspotential aus den bisher eingegangenen Hinweisen und den jeweiligen Verfahren sowie aus den Risikoanalysen ein.

b) Inkrafttreten / Veröffentlichung

Diese Verfahrensordnung tritt zum 01.01.2023 in Kraft. Sie wird auf den Internetseiten der GIESDL veröffentlicht.